ALGEMENE VOORWAARDEN

Artikel 1 – Definities en Identiteit

1. Finance Matters B.V. (“Finance Matters”) is een besloten vennootschap naar Nederlands recht, statutair gevestigd te Den Haag en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27306532.
   
   
2. In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

   - Cliënt: iedere partij die werkzaamheden door Finance Matters laat uitvoeren.

   - Overeenkomst: elke (digitaal) schriftelijke of mondelinge afspraak tussen partijen.

   - Dienstverleners: derden die door Finance Matters worden ingezet.

   - Softwarepakketten: Odoo, Nmbrs, Silverfin, Nextens, Visma, Declaree, Klippa en Power BI.

Artikel 2 – Toepasselijkheid en Totstandkoming

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten, werkzaamheden en Overeenkomsten tussen Finance Matters B.V. en de Cliënt, ongeacht de wijze van totstandkoming.
2. De Cliënt wordt geacht onvoorwaardelijk met deze Algemene Voorwaarden akkoord te zijn gegaan zodra hij een opdracht verstrekt, werkzaamheden door Finance Matters B.V. laat aanvangen, of enige documentatie of informatie aanlevert ten behoeve van de dienstverlening.
3. Indien tussen partijen een schriftelijke Overeenkomst wordt gesloten, zijn steeds de meest recente en door Finance Matters B.V. vastgestelde Algemene Voorwaarden van toepassing.
4. De toepasselijkheid van enige door de Cliënt gehanteerde algemene of specifieke voorwaarden wordt uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij Finance Matters B.V. hiermee schriftelijk en expliciet instemt.
5. De artikelen 7:404 BW en 7:407 lid 2 BW—betreffende respectievelijk persoonlijke uitvoering door een bepaalde opdrachtnemer en hoofdelijke aansprakelijkheid van meerdere opdrachtnemers—zijn volledig uitgesloten.

Artikel 3 – Informatieverplichtingen en Aanlevering

A. Algemene eisen

1. De Cliënt is volledig verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en correct aanleveren van alle informatie en documenten die noodzakelijk zijn voor een juiste uitvoering van de dienstverlening door Finance Matters B.V.
2. Alle door de Cliënt aangeleverde facturen en documenten dienen te voldoen aan de geldende minimale vereisten, waaronder in ieder geval: volledige bedrijfsgegevens van de leverancier, het toepasselijke BTW-tarief en de BTW-specificatie, factuurnummer, factuurdatum, betalingstermijn, relevante project- of kostenplaatsnummers en een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.

B. Aanlevering

1. Kosten documenten worden aangeleverd via het aangewezen e-mailadres. De aangeleverde documenten voldoen aan Richtlijn 2010/45/EU en Nederlandse BTW-eisen. Daarnaast zijn deze herleidbaar tot kostenplaats en/of bevoegde besteller.
2. Finance Matters B.V. verbindt zich ertoe zich in te spannen om performante diensten tijdig te leveren in overeenstemming met de overeengekomen termijnen. Geen van haar verplichtingen kan echter worden beschouwd als een resultaatsverplichting. Finance Matters B.V. kan in geen geval door de opdrachtgever worden gevergd om als derde te verschijnen in het kader van een door een eindverbruiker tegen de opdrachtgever ingediende vordering tot schadevergoeding.

C. Verwerking

Liggende aan de verzoeken van de klant is Finance Matters op verschillende manieren en voor verschillende activiteiten bereikbaar. Hieronder valt:

Transactionele vragen, spoed en activiteiten (voor boekingen en declaraties):

1. Telefonische bereikbaarheid: ma–do 08:45–17:00, vr 09:00–16:00;

2. E-mailreacties binnen 3 werkdagen;

3. Reguliere verzoeken binnen 5 werkdagen (inspanning);

4. Inkoopfacturen: verwerking t/m vrijdag 15:00; goedkeuring maandag 15:00; betaalrun woensdag;

5. Bankadministratie: verwerken tot donderdag 10:00.

Kennisgerichte vragen en/of crisismanagement:

6. Fiscale vragen: maandag vanaf 14:00;

7. Business Partner beschikbaar 12:00–16:45.
 

Artikel 4 – Instructies

Finance Matters mag vertrouwen op de bevoegdheid van instructieverstrekkers. Daarnaast verbindt Finance Matters zich ertoe zich in te spannen om performante diensten tijdig te leveren in overeenstemming met de overeengekomen termijnen. Geen van haar verplichtingen kan echter worden beschouwd als een resultaatsverplichting. Finance Matters B.V. kan in geen geval door de opdrachtgever worden gevergd om als derde te verschijnen in het kader van een door een eindverbruiker tegen de opdrachtgever ingediende vordering tot schadevergoeding. 

Artikel 5 – Duur en Jaarwerkuren

1. Overeenkomsten tussen Finance Matters B.V. en de Cliënt worden, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen, aangegaan voor onbepaalde tijd.
2. Voor Cliënten met een maandabonnement reserveert Finance Matters B.V. jaarlijks een aantal uren voor het uitvoeren van jaarwerkzaamheden, waaronder het opstellen van jaarrekeningen en overige eindjaarverplichtingen.
3. Indien tussen partijen specifieke afspraken zijn gemaakt over de omvang of inrichting van deze jaarwerkuren, prevaleren deze afspraken boven de algemene regeling.
4. Bij beëindiging van de Overeenkomst worden reeds gereserveerde jaarwerkuren niet gecrediteerd, ongeacht de resterende contractduur of het moment van opzegging.
5. Indien jaarwerk niet onder een maandabonnement valt en afzonderlijk wordt gefactureerd, worden alle in dat kader bestede uren volledig en conform het geldende uurtarief doorbelast aan de Cliënt.

Artikel 6 – Vergoeding, Betaling en Indexatie

1. De opdrachtgever doet uitdrukkelijk afstand van zijn eigen standaardvoorwaarden, ook indien deze zijn opgesteld na deze algemene voorwaarden. Om geldig te zijn, moet elke afwijking vooraf uitdrukkelijk schriftelijk worden overeengekomen.
2. Onze facturen worden maandelijks verstuurd en zijn betaalbaar binnen 14 werkdagen, tenzij op de factuur of de order een andere betalingstermijn is vermeld. Bij niet-betaling op de vervaldag, Finance Matters B.V. behoudt zich het recht voor om een vaste rentevergoeding te vragen van 10% van het nog verschuldigde bedrag. Finance Matters B.V. is gerechtigd bij niet tijdige betaling iedere dienstverlening zonder voorafgaande waarschuwing op te schorten.
3. Indien een betaling meer dan zestig (60) dagen na de vervaldag nog openstaat, Finance Matters B.V. behoudt zich het recht voor een beroep te doen op de diensten van een incassobureau. Alle juridische kosten zijn voor rekening van de opdrachtgever.
4. Onze tarieven worden jaarlijks geïndexeerd conform CBS-sectorindexen.
5. Tariefwijzigingen worden vooraf gecommuniceerd.
6. Bepaalde landen passen in overeenstemming met hun interne wetgeving bronbelasting toe op het bedrag van de facturen. Eventuele inhouding aan de bron wordt door de opdrachtgever aan de Belastingdienst betaald. Kan in geen geval Finance Matters B.V. betrokken raken bij kosten die verband houden met de wetgeving van een land. Het bedrag van de factuur zal dus verschuldigd zijn aan Finance Matters B.V. in zijn geheel en exclusief eventuele kosten die verband houden met de wetgeving van het land waar de opdrachtgever is gevestigd. 

Artikel 7 – Meerwerk

1. Meerwerk wordt aan de Cliënt in rekening gebracht tegen een uurtarief van €135,–, tenzij tussen partijen schriftelijk een afwijkend tarief is overeengekomen.
2. Onder meerwerk wordt verstaan: alle werkzaamheden die buiten de overeengekomen scope vallen, waaronder begrepen aanvullende consultancy, advieswerkzaamheden, implementatie- en inrichtingswerkzaamheden, ondersteuning bij accountantscontroles, alsmede het opstellen of aanpassen van extra rapportages of analyses.
3. Meerwerk wordt zonder nadere voorafgaande melding automatisch toegepast en gefactureerd zodra werkzaamheden buiten de afgesproken scope vallen of wanneer de overeengekomen of geraamde uren worden overschreden.

Artikel 8 – Vertrouwelijkheid

1. Finance Matters B.V. en de Cliënt verplichten zich tot volledige en strikte vertrouwelijkheid met betrekking tot alle informatie, documenten, gegevens, rapportages en overige bescheiden die zij in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst van elkaar ontvangen of op enigerlei wijze verkrijgen. Deze informatie mag uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor zij is verstrekt en mag niet — direct of indirect — aan derden worden verstrekt, ter inzage worden gegeven of anderszins openbaar worden gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.
2. De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet indien en voor zover openbaarmaking noodzakelijk is op grond van een wettelijke verplichting, een rechterlijk bevel, of wanneer de betreffende informatie reeds rechtmatig openbaar bekend was zonder schending van deze bepaling.
3. Deze vertrouwelijkheidsverplichting blijft volledig van kracht gedurende de looptijd van de Overeenkomst én blijft onverkort van toepassing voor onbepaalde tijd na beëindiging daarvan, ongeacht de reden van beëindiging.

Artikel 9 – Derden

1. Finance Matters B.V. is gerechtigd om, indien zij dit voor een correcte uitvoering van de Overeenkomst noodzakelijk of wenselijk acht, derden in te schakelen. Dit kunnen onder meer softwareleveranciers, fiscale adviseurs, salarisverwerkers, administratieve dienstverleners, IT-partijen en overige gespecialiseerde professionals zijn. Finance Matters B.V. zal bij de selectie van dergelijke derden de zorgvuldigheid betrachten die redelijkerwijs van haar mag worden verwacht, maar is niet aansprakelijk voor enige tekortkoming, fout of nalatigheid van deze derden in de uitvoering van hun werkzaamheden. Alle door deze derden gehanteerde aansprakelijkheidsbeperkingen mogen door Finance Matters B.V. namens de Cliënt worden aanvaard en gelden voor zover rechtens toegestaan mede ten gunste van Finance Matters B.V.
2. Finance Matters B.V. is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, functionaliteit, prestaties of resultaten van software, systemen of diensten van derden. Indien de Cliënt specifieke resultaten, output of prestatiegaranties verlangt van een derde partij — waaronder maar niet beperkt tot juiste en tijdige salarisverwerking, correcte belastingberekeningen, automatische documentherkenning of overige softwarematige verwerkingen — is het uitsluitend de verantwoordelijkheid van de Cliënt om met deze derde partij een expliciete resultaatsverplichting overeen te komen. Het ontbreken van een dergelijke afspraak kan nooit aan Finance Matters B.V. worden tegengeworpen, en Finance Matters B.V. draagt geen aansprakelijkheid voor het uitblijven van dergelijke resultaten of prestaties.

Artikel 10 – Aansprakelijkheid

1. De aansprakelijkheid van Finance Matters B.V. jegens de Cliënt, ongeacht de juridische grondslag (contractueel, buitencontractueel of anderszins), is te allen tijde beperkt tot maximaal het bedrag gelijk aan de totale vergoeding die de Cliënt over de laatste twee (2) kalendermaanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende voorval aan Finance Matters B.V. verschuldigd was. Indien de Overeenkomst korter heeft geduurd dan twee maanden, geldt als maximum het totaalbedrag dat gedurende de looptijd van de Overeenkomst is gefactureerd.
2. Finance Matters hanteert een aansprakelijkheidslimiet van twee maandfees omdat onze dienstverlening bestaat uit inspanningsverplichtingen waarbij het eindresultaat mede afhankelijk is van gegevens, systemen en acties van de Cliënt. Een evenredige beperking van aansprakelijkheid is in de financiële dienstverlening gebruikelijk en waarborgt een redelijke balans tussen vergoeding, risico en verantwoordelijkheden aan beide zijden.
3. Finance Matters B.V. is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, hieronder – maar niet uitsluitend – begrepen: gederfde winst, omzetverlies, reputatieschade, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, verlies van data, of schade voortvloeiend uit storingen of tekortkomingen van softwareleveranciers of andere derde partijen.
4. De in dit artikel opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet voor zover sprake is van schade die het directe en aantoonbare gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Finance Matters B.V. of haar direct leidinggevend personeel. Voor alle overige vormen van schade blijven de hierboven genoemde beperkingen volledig van toepassing.

Artikel 11 – Vrijwaring

De Cliënt vrijwaart Finance Matters B.V. volledig voor alle aanspraken, vorderingen, schadevergoedingen, kosten en procedures van derden die op enigerlei wijze voortvloeien uit of verband houden met de uitvoering van de Overeenkomst, voor zover deze aanspraken niet het directe gevolg zijn van opzet of grove schuld van Finance Matters B.V. of haar direct leidinggevend personeel. Deze vrijwaring omvat tevens alle redelijke kosten die Finance Matters B.V. moet maken ter verdediging tegen dergelijke aanspraken, waaronder juridische bijstand, interne onderzoekskosten en administratieve afhandeling.

Artikel 12 – Beëindiging

1. De Cliënt is gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van twee (2) maanden. De opzegging dient per aangetekende brief of per ander schriftelijk middel met ontvangstbevestiging te worden gedaan.
2. Finance Matters B.V. is gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden, tenzij partijen schriftelijk een kortere termijn zijn overeengekomen.
3. Bij beëindiging van de Overeenkomst blijven alle reeds door Finance Matters B.V. verrichte werkzaamheden en openstaande vergoedingen volledig opeisbaar. De Cliënt is verplicht deze bedragen volledig en zonder aftrek of verrekening te voldoen.
4. Indien de Cliënt verzoekt om overdracht of uitfasering van de administratie aan een derde partij, wordt deze dienstverlening uitgevoerd tegen het geldende meerwerktarief van €125 per uur. De Cliënt is verantwoordelijk voor het tijdig verstrekken van alle benodigde informatie en medewerking ten behoeve van een correcte overdracht.

Artikel 13 – Cybersecurity

Finance Matters B.V. neemt alle redelijke en in de branche gebruikelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens te waarborgen. Niettemin kan Finance Matters B.V. geen ononderbroken of foutloze werking van systemen, software of dataverbindingen garanderen. Finance Matters B.V. is derhalve niet aansprakelijk voor vertragingen, onderbrekingen, dataverlies, fouten of andere schade die het gevolg zijn van storingen, beperkingen of tekortkomingen in systemen, software, netwerken of diensten van externe leveranciers of andere derde partijen waarop Finance Matters B.V. redelijkerwijs is aangewezen.

Artikel 14 – Non-sollicitatie

1. De Cliënt zal gedurende de looptijd van de Overeenkomst, alsmede gedurende een periode van twaalf (12) maanden na beëindiging daarvan, geen medewerkers van Finance Matters B.V. direct of indirect benaderen, in dienst nemen, inhuren, detacheren of op enige wijze bewegen hun dienstverband bij Finance Matters B.V. te beëindigen of werkzaamheden voor de Cliënt te verrichten buiten medeweten van Finance Matters B.V.
2. In geval van overtreding van deze bepaling is de Cliënt aan Finance Matters B.V. een onmiddellijk opeisbare vergoeding verschuldigd ter hoogte van ten minste vijfenzeventig procent (75%) van het bruto jaarsalaris van de betrokken medewerker, vermeerderd met een aanvullende vergoeding van €2.000,– per dag voor iedere dag dat de overtreding voortduurt. De overtreding wordt geacht te zijn beëindigd zodra partijen schriftelijk overeenstemming hebben bereikt over de voorwaarden van de eventuele overname of indiensttreding van de betreffende medewerker.

Artikel 15 – Toepasselijk recht

Alle Overeenkomsten, rechtsverhoudingen en contractuele relaties tussen Finance Matters B.V. en de Cliënt worden uitsluitend beheerst door het Nederlands recht. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden of de dienstverlening van Finance Matters B.V., zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ’s-Gravenhage, met uitsluiting van iedere andere rechterlijke instantie, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

Artikel 16 – Ontvankelijkheid

Om ontvankelijk te zijn, Finance Matters B.V. moet binnen de 8 dagen na de levering van de goederen of de levering van de diensten op de hoogte worden gebracht van elke klacht door middel van een aangetekend schrijven op haar maatschappelijke zetel.

Artikel 17 – Akkoord

Per levering van diensten en/of aangaande communicatie die vooraf schriftelijk is vastgelegd via reguliere wegen (e-mail, telefoon, brief) gaat de klant akkoord met de ontvangen diensten wanneer Finance Matters documentatie aanlevert of inspanningen ter voorbereiding hiervan richt.